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Fórum “Digitalização de Documentos na Administração Pública” (22 e 23 de março)
Evento técnico, exclusivamente no âmbito da administração pública, para discutir o uso da digitalização de documentos arquivísticos.
FÓRUM "DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA"
Objetivo:
Realizar um evento técnico, exclusivamente no âmbito da administração pública, para discutir o uso da digitalização de documentos arquivísticos em suas mais variadas nuanças: editais de contratação de empresas, experiências institucionais, questões legais e aplicações da digitalização para divulgação, preservação ou eliminação de acervo.
Justificativa:
De acordo com a Lei n° 5.433/1968 e o Decreto n° 1799/1996 que regulam a microfilmagem de documentos oficiais no Brasil, a eliminação dos documentos microfilmados deve ocorrer de acordo com a tabela de temporalidade do órgão por meios que garantam a sua inutilização. Os documentos históricos não devem ser eliminados e sim, recolhidos ao arquivo público da esfera de atuação da instituição executora da microfilmagem.
A digitalização, diferentemente da microfilmagem, não está regulamentada. Tal situação vem dando margem à inúmeras interpretações quanto à adoção deste procedimento e tecnologias no tratamento dos acervos documentais públicos. Há quem defenda seu uso unicamente para facilidade de acesso ou para preservar documentos importantes da manipulação freqüente. Mas existem aqueles que consideram que a melhor aplicação da digitalização seja a substituição dos documentos originais por imagens digitais.
Independente da existência de legislação quanto à adoção da digitalização, as duas correntes vem sendo adotadas pelas instituições públicas, principalmente após o advento da MP 2.200-2/2001, que Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, e da Lei 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial.
A Administração Pública precisa padronizar procedimentos e afinar seu discurso quanto ao uso da digitalização nas suas atividades, principalmente, quando encontra-se em discussão no Congresso Nacional, entre outros, o PLS 146/2007, que dispõe sobre a digitalização e o arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica, e o PL 11/2007, que dispõe sobre a elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Escopo:
A discussão está agrupada nos seguintes três blocos temáticos:
1. Experiências institucionais: narrativa de instituições que adotaram ou contrataram a execução de digitalização de documentos.
Temas a serem expostos: estudos de caso abrangendo, dentre outros aspectos, o objetivo da digitalização, a forma de contratação de empresa, as especificações técnicas, a análise de produto entregue, a preservação e o acesso aos documentos digitais e o destino dos documentos originais, alteração de fluxos administrativos a partir da adoção da digitalização.
2. Implicações legais: discussão sobre as questões legais envolvendo a adoção de digitalização na administração pública.
Temas a serem expostos: digitalização registrada, cartórios digitais, a certificação digital e a fé pública do servidor do Estado, PLS 146/2007 e PL 11/2007.
3. Implicações técnicas e administrativas: abordar questões como a preservação de documentos digitais, normas institucionais de procedimento de digitalização.
Temas a serem expostos: recomendações para digitalização de documentos, microfilmagem eletrônica, aspectos gerais sobre preservação digital (tecnologias, procedimentos e custos), padrões internacionais de documentos digitais para acesso e preservação.
Local:
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Esplanada dos Ministérios –Bloco K
Data:
22 e 23 de março de 2010 (segunda e terça-feira)
Inscrições:
A partir de 15 de fevereiro de 2010 , no site http://informacao.planejamento.gov.br
Organização:
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MP
Apoio:
Arquivo Nacional
Conselho Nacional de Arquivos – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
Câmara dos Deputados – Coordenação de Arquivo
Patrocínio:
Ikhon Tecnologia
